ChatGPTとGoogle Driveを連携する方法｜GoogleドキュメントをAIの共通ルールブックにする
ChatGPTを仕事で使っていると
「前に話した内容を
また説明している」
「仕事ごとに
チャットが増えてきた」
「資料やルールを
まとめて使いたい」
と感じることがあります。
そんなときに便利なのが
ChatGPTのプロジェクトです。
プロジェクトを使うと
チャット
参考資料
仕事のルール
などを1つのテーマにまとめ
同じ仕事を継続して
進めやすくなります。
今回のChatGPT Royal Loungeでは
前半でGoogle Driveを連携し
Googleドキュメントに
自分の共通ルールを
まとめました。
後半では
そのGoogleドキュメントを使って
自分専用の
AI仕事部屋となる
ChatGPTプロジェクトを
実際に作っていきます。
Contents
- プロジェクトは「また続きをする仕事」に向いている
- ChatGPTのプロジェクトとは？
- 新しいプロジェクトを作ってみよう
- 前半で作ったGoogleドキュメントを情報源に追加する
- 共通ルールとプロジェクト専用ルールを分けよう
- 最初のチャットで内容を確認してみよう
- 1つのプロジェクトでもチャットは分けてOK
- 普通のチャットも後からプロジェクトへ移動できる
- プロジェクトのメモリを理解しよう
- PCで作ってスマホアプリから続きをする
- プロジェクトを他の人と共有する
- GPTsとプロジェクト共有は何が違う？
- プロジェクトは「また続きをする仕事」に向いている
- ChatGPTのプロジェクトとは？
- 新しいプロジェクトを作ってみよう
- 前半で作ったGoogleドキュメントを情報源に追加する
- 共通ルールとプロジェクト専用ルールを分けよう
- 最初のチャットで内容を確認してみよう
- 1つのプロジェクトでもチャットは分けてOK
- 普通のチャットも後からプロジェクトへ移動できる
- プロジェクトのメモリを理解しよう
- PCで作ってスマホアプリから続きをする
- プロジェクトを他の人と共有する
- GPTsとプロジェクト共有は何が違う？
- プロジェクトはどう分ければいい？
- Google Driveとプロジェクトの役割を整理しよう
- まとめ
- プロジェクトはどう分ければいい？
- Google Driveとプロジェクトの役割を整理しよう
- まとめ
プロジェクトは「また続きをする仕事」に向いている
まず覚えておきたいのは
すべての会話を
プロジェクトにする必要はない
ということです。
判断するときは
「この仕事
また続きをやる？」
と考えてみてください。
1回で終わる質問なら通常チャット
例えば
・ちょっとした疑問を聞く
・文章を1つ作る
・アイデアを数個出してもらう
といった
その場で終わる相談なら
通常チャットで十分です。
また戻って続きをするならプロジェクト
例えば
・オンライン講座を作る
・Instagramを継続して運用する
・新しい商品を作る
・クライアントの仕事を進める
など
同じテーマについて
何度も相談する仕事は
プロジェクトと
相性が良くなります。
【図解1をここに挿入】
ChatGPTのプロジェクトとは？
プロジェクトは
AIと一緒に仕事を続ける
専用の仕事部屋
と考えると
分かりやすくなります。
1つのプロジェクトの中に
・チャット
・参考資料
・プロジェクト専用の指示
・仕事に必要な情報
などをまとめて使います。
例えば
「オンライン講座制作」
というプロジェクトを作った場合
その中に
・講座企画
・LINE案内
・スライド構成
・SNS告知
などのチャットを
分けて作ることができます。
プロジェクトだからといって
1つのチャットを
ずっと使い続ける必要はありません。
目的ごとにチャットを分けながら
同じ仕事の情報を使って
進めていくことができます。
新しいプロジェクトを作ってみよう
ここから実際に
プロジェクトを作ります。
画面の名称や位置は
アップデートによって
変わる場合がありますが
基本的な流れはシンプルです。
1．新しいプロジェクトを作成する
ChatGPTのサイドバーから
新しいプロジェクトを
作成する項目を選びます。
2．プロジェクト名を決める
次に
何の仕事をする場所なのか
分かる名前を付けます。
例えば
・Instagram運用
・オンライン講座制作
・新サービス販売準備
・クライアントA サイト制作
などです。
「仕事」
「AI」
「資料」
のような名前では
プロジェクトが増えたときに
分かりにくくなります。
後から見ても
何をする仕事部屋なのか
分かる名前がおすすめです。
3．プロジェクトを作成する
名前を確認して
プロジェクトを作成します。
最初からたくさん
作る必要はありません。
まずは
今後も続きをする仕事を
1つ選んで作ってみましょう。
前半で作ったGoogleドキュメントを情報源に追加する
プロジェクトを作ったら
前半で準備した
Googleドキュメントを使います。
今回作ったGoogleドキュメントは
AIに渡す
自分の共通ルールブック
という位置づけです。
例えば
・自分について
・文章ルール
・仕事の基本方針
・ブランドの考え方
などをまとめています。
このGoogleドキュメントを
プロジェクトの情報源として追加します。
基本的な流れは
プロジェクトを開く
↓
情報源を追加
↓
Google Driveから
ルールブックを選ぶ
↓
プロジェクトで利用する
という形です。
【図解2をここに挿入】
共通ルールとプロジェクト専用ルールを分けよう
ここは
プロジェクトを使ううえで
特に覚えておきたいポイントです。
すべてのルールを
プロジェクトへ書く必要はありません。
Googleドキュメントには共通ルール
複数の仕事で使う内容は
Googleドキュメントに
まとめておきます。
例えば
・文章の書き方
・ブランドの考え方
・基本的な対象者
・仕事の基本方針
などです。
プロジェクト指示にはその仕事だけのルール
プロジェクトには
その仕事だけで必要になる
目的や条件を設定します。
例えば
Instagram運用プロジェクトなら
「このプロジェクトでは
Instagram投稿制作を中心に扱う」
講座制作プロジェクトなら
「この講座は
AI初心者向けに説明する」
といった内容です。
つまり
Googleドキュメント
＝共通ルール
プロジェクト指示
＝その仕事だけのルール
という役割分担です。
同じ長いルールを
何度も書かなくてよくなるため
管理もしやすくなります。
【図解3をここに挿入】
最初のチャットで内容を確認してみよう
情報源と
プロジェクト指示を設定したら
実際にチャットを
始めてみましょう。
最初は
「このプロジェクトについて
理解している内容を
まとめてください」
と聞いてみる方法もあります。
どのような仕事なのか
どの資料やルールを
前提にしているのかを確認してから
実際の仕事を
1つ相談してみます。
例えば
「次回の講座内容を
一緒に考えてください」
「今月のInstagram投稿の
企画を考えてください」
といった形です。
プロジェクトを作ること自体ではなく
実際の仕事で使うところまで
試してみることが大切です。
1つのプロジェクトでもチャットは分けてOK
プロジェクトを作ったあと
よくあるのが
すべての作業を
1つのチャットで続けてしまうことです。
しかし
仕事内容が変わったら
チャットを分けても大丈夫です。
例えば講座プロジェクトなら
講座企画
講座テーマや
カリキュラムを考える
LINE案内
受講生への
案内文を作る
スライド構成
講座資料の
構成を考える
SNS告知
Instagramや
Threadsなどの告知を作る
というように分けます。
チャットは別でも
同じプロジェクトの中で
仕事を整理できます。
普通のチャットも後からプロジェクトへ移動できる
「もう普通のチャットで
仕事を始めてしまった」
という場合も大丈夫です。
通常チャットで相談していて
「このテーマは
今後も続きそう」
と思ったら
後からプロジェクトへ
移動することができます。
イメージとしては
普通のチャットで相談
↓
継続する仕事になってきた
↓
プロジェクトへ移動
という流れです。
そのため
ChatGPTを使い始める前に
すべての仕事を整理する必要はありません。
まず使ってみて
必要になったものから
プロジェクトへまとめていく
という使い方でも大丈夫です。
【図解4をここに挿入】
プロジェクトのメモリを理解しよう
プロジェクトには
同じ仕事の流れを
活用しやすくするための
メモリに関する設定があります。
初心者の方は
細かな仕組みを
すべて覚える必要はありません。
まずは
デフォルトメモリ
プロジェクト限定メモリ
という違いがあることを
知っておきましょう。
デフォルトメモリ
普段のChatGPTで
利用できる情報も使いながら
プロジェクトを
進めていく使い方です。
一般的な利用では
まずこちらから
始めると分かりやすいでしょう。
プロジェクト限定メモリ
他の仕事と
情報を分けたい場合に使います。
例えば
・クライアント案件
・特定ブランドの仕事
・他の案件と内容を混ぜたくない仕事
などです。
そのプロジェクト内を中心に
情報を分けて扱いたい場合に
選択肢になります。
通常の仕事で
必ずプロジェクト限定メモリを
使う必要はありません。
迷った場合は
まずデフォルトメモリから
始めてみてください。
※メモリ機能や利用条件は
ChatGPTのプランや
アップデートによって
変更される場合があります。
PCで作ってスマホアプリから続きをする
現在のプロジェクト活用で
特に便利なのが
PCとChatGPTアプリを
行き来できることです。
例えば
PCで講座企画を整理
↓
外出中にスマホから確認
↓
戻ってPCでスライド制作
という使い方ができます。
オンライン秘書なら
PCで仕事の内容を整理して
移動中にスマートフォンから
確認することもできます。
アテンダーの仕事なら
事前にPCで情報をまとめ
現場ではスマートフォンから
同じプロジェクトを確認する
といった使い方も考えられます。
プロジェクトが
PCの中だけの整理機能ではなく
ChatGPTで仕事を続ける
共通の仕事場として
使いやすくなっています。
【図解5をここに挿入】
プロジェクトを他の人と共有する
プロジェクトは
自分だけで使う以外に
他の人と共有して
利用する方法もあります。
例えば
・共同運営者
・外注スタッフ
・チームメンバー
などです。
共有プロジェクトでは
その仕事で使う
チャット
資料
指示
などを共通の背景として
仕事を進められます。
ここで大切なのは
自分個人のChatGPTの情報を
すべて相手に渡す
という意味ではないことです。
共有する仕事のための
環境を作る
というイメージで
考えてください。
GPTsとプロジェクト共有は何が違う？
GPTsとプロジェクトは
似て見える部分もありますが
ChatGPTを仕事で使っていると
「前に話した内容を
また説明している」
「仕事ごとに
チャットが増えてきた」
「資料やルールを
まとめて使いたい」
と感じることがあります。
そんなときに便利なのが
ChatGPTのプロジェクトです。
プロジェクトを使うと
チャット
参考資料
仕事のルール
などを1つのテーマにまとめ
同じ仕事を継続して
進めやすくなります。
今回のChatGPT Royal Loungeでは
前半でGoogle Driveを連携し
Googleドキュメントに
自分の共通ルールを
まとめました。
後半では
そのGoogleドキュメントを使って
自分専用の
AI仕事部屋となる
ChatGPTプロジェクトを
実際に作っていきます。
プロジェクトは「また続きをする仕事」に向いている
まず覚えておきたいのは
すべての会話を
プロジェクトにする必要はない
ということです。
判断するときは
「この仕事
また続きをやる？」
と考えてみてください。
1回で終わる質問なら通常チャット
例えば
・ちょっとした疑問を聞く
・文章を1つ作る
・アイデアを数個出してもらう
といった
その場で終わる相談なら
通常チャットで十分です。
また戻って続きをするならプロジェクト
例えば
・オンライン講座を作る
・Instagramを継続して運用する
・新しい商品を作る
・クライアントの仕事を進める
など
同じテーマについて
何度も相談する仕事は
プロジェクトと
相性が良くなります。
【図解1をここに挿入】
ChatGPTのプロジェクトとは？
プロジェクトは
AIと一緒に仕事を続ける
専用の仕事部屋
と考えると
分かりやすくなります。
1つのプロジェクトの中に
・チャット
・参考資料
・プロジェクト専用の指示
・仕事に必要な情報
などをまとめて使います。
例えば
「オンライン講座制作」
というプロジェクトを作った場合
その中に
・講座企画
・LINE案内
・スライド構成
・SNS告知
などのチャットを
分けて作ることができます。
プロジェクトだからといって
1つのチャットを
ずっと使い続ける必要はありません。
目的ごとにチャットを分けながら
同じ仕事の情報を使って
進めていくことができます。
新しいプロジェクトを作ってみよう
ここから実際に
プロジェクトを作ります。
画面の名称や位置は
アップデートによって
変わる場合がありますが
基本的な流れはシンプルです。
1．新しいプロジェクトを作成する
ChatGPTのサイドバーから
新しいプロジェクトを
作成する項目を選びます。
2．プロジェクト名を決める
次に
何の仕事をする場所なのか
分かる名前を付けます。
例えば
・Instagram運用
・オンライン講座制作
・新サービス販売準備
・クライアントA サイト制作
などです。
「仕事」
「AI」
「資料」
のような名前では
プロジェクトが増えたときに
分かりにくくなります。
後から見ても
何をする仕事部屋なのか
分かる名前がおすすめです。
3．プロジェクトを作成する
名前を確認して
プロジェクトを作成します。
最初からたくさん
作る必要はありません。
まずは
今後も続きをする仕事を
1つ選んで作ってみましょう。
前半で作ったGoogleドキュメントを情報源に追加する
プロジェクトを作ったら
前半で準備した
Googleドキュメントを使います。
今回作ったGoogleドキュメントは
AIに渡す
自分の共通ルールブック
という位置づけです。
例えば
・自分について
・文章ルール
・仕事の基本方針
・ブランドの考え方
などをまとめています。
このGoogleドキュメントを
プロジェクトの情報源として追加します。
基本的な流れは
プロジェクトを開く
↓
情報源を追加
↓
Google Driveから
ルールブックを選ぶ
↓
プロジェクトで利用する
という形です。
【図解2をここに挿入】
共通ルールとプロジェクト専用ルールを分けよう
ここは
プロジェクトを使ううえで
特に覚えておきたいポイントです。
すべてのルールを
プロジェクトへ書く必要はありません。
Googleドキュメントには共通ルール
複数の仕事で使う内容は
Googleドキュメントに
まとめておきます。
例えば
・文章の書き方
・ブランドの考え方
・基本的な対象者
・仕事の基本方針
などです。
プロジェクト指示にはその仕事だけのルール
プロジェクトには
その仕事だけで必要になる
目的や条件を設定します。
例えば
Instagram運用プロジェクトなら
「このプロジェクトでは
Instagram投稿制作を中心に扱う」
講座制作プロジェクトなら
「この講座は
AI初心者向けに説明する」
といった内容です。
つまり
Googleドキュメント
＝共通ルール
プロジェクト指示
＝その仕事だけのルール
という役割分担です。
同じ長いルールを
何度も書かなくてよくなるため
管理もしやすくなります。
【図解3をここに挿入】
最初のチャットで内容を確認してみよう
情報源と
プロジェクト指示を設定したら
実際にチャットを
始めてみましょう。
最初は
「このプロジェクトについて
理解している内容を
まとめてください」
と聞いてみる方法もあります。
どのような仕事なのか
どの資料やルールを
前提にしているのかを確認してから
実際の仕事を
1つ相談してみます。
例えば
「次回の講座内容を
一緒に考えてください」
「今月のInstagram投稿の
企画を考えてください」
といった形です。
プロジェクトを作ること自体ではなく
実際の仕事で使うところまで
試してみることが大切です。
1つのプロジェクトでもチャットは分けてOK
プロジェクトを作ったあと
よくあるのが
すべての作業を
1つのチャットで続けてしまうことです。
しかし
仕事内容が変わったら
チャットを分けても大丈夫です。
例えば講座プロジェクトなら
講座企画
講座テーマや
カリキュラムを考える
LINE案内
受講生への
案内文を作る
スライド構成
講座資料の
構成を考える
SNS告知
Instagramや
Threadsなどの告知を作る
というように分けます。
チャットは別でも
同じプロジェクトの中で
仕事を整理できます。
普通のチャットも後からプロジェクトへ移動できる
「もう普通のチャットで
仕事を始めてしまった」
という場合も大丈夫です。
通常チャットで相談していて
「このテーマは
今後も続きそう」
と思ったら
後からプロジェクトへ
移動することができます。
イメージとしては
普通のチャットで相談
↓
継続する仕事になってきた
↓
プロジェクトへ移動
という流れです。
そのため
ChatGPTを使い始める前に
すべての仕事を整理する必要はありません。
まず使ってみて
必要になったものから
プロジェクトへまとめていく
という使い方でも大丈夫です。
【図解4をここに挿入】
プロジェクトのメモリを理解しよう
プロジェクトには
同じ仕事の流れを
活用しやすくするための
メモリに関する設定があります。
初心者の方は
細かな仕組みを
すべて覚える必要はありません。
まずは
デフォルトメモリ
プロジェクト限定メモリ
という違いがあることを
知っておきましょう。
デフォルトメモリ
普段のChatGPTで
利用できる情報も使いながら
プロジェクトを
進めていく使い方です。
一般的な利用では
まずこちらから
始めると分かりやすいでしょう。
プロジェクト限定メモリ
他の仕事と
情報を分けたい場合に使います。
例えば
・クライアント案件
・特定ブランドの仕事
・他の案件と内容を混ぜたくない仕事
などです。
そのプロジェクト内を中心に
情報を分けて扱いたい場合に
選択肢になります。
通常の仕事で
必ずプロジェクト限定メモリを
使う必要はありません。
迷った場合は
まずデフォルトメモリから
始めてみてください。
※メモリ機能や利用条件は
ChatGPTのプランや
アップデートによって
変更される場合があります。
PCで作ってスマホアプリから続きをする
現在のプロジェクト活用で
特に便利なのが
PCとChatGPTアプリを
行き来できることです。
例えば
PCで講座企画を整理
↓
外出中にスマホから確認
↓
戻ってPCでスライド制作
という使い方ができます。
オンライン秘書なら
PCで仕事の内容を整理して
移動中にスマートフォンから
確認することもできます。
アテンダーの仕事なら
事前にPCで情報をまとめ
現場ではスマートフォンから
同じプロジェクトを確認する
といった使い方も考えられます。
プロジェクトが
PCの中だけの整理機能ではなく
ChatGPTで仕事を続ける
共通の仕事場として
使いやすくなっています。
【図解5をここに挿入】
プロジェクトを他の人と共有する
プロジェクトは
自分だけで使う以外に
他の人と共有して
利用する方法もあります。
例えば
・共同運営者
・外注スタッフ
・チームメンバー
などです。
共有プロジェクトでは
その仕事で使う
チャット
資料
指示
などを共通の背景として
仕事を進められます。
ここで大切なのは
自分個人のChatGPTの情報を
すべて相手に渡す
という意味ではないことです。
共有する仕事のための
環境を作る
というイメージで
考えてください。
GPTsとプロジェクト共有は何が違う？
GPTsとプロジェクトは
似て見える部分もありますが
目的が違います。
GPTsは
特定の役割やルールを持つ
専門スタッフのような
使い方です。
一方プロジェクトは
チャット
資料
ルール
仕事の流れ
をまとめながら
継続する仕事を
進める場所です。
イメージとしては
GPTs
＝専門スタッフ
プロジェクト
＝仕事部屋
です。
プロジェクトを共有すると
AIそのものではなく
その仕事に必要な環境を
共有する
という使い方ができます。
ただし
GPTsとプロジェクトは
完全な置き換えではありません。
それぞれ目的が違うため
自分が何をしたいのかによって
使い分けていきましょう。
プロジェクトはどう分ければいい？
プロジェクトを使い始めると
今度は
「どこまで分ければいいの？」
と迷うことがあります。
そんなときは
共通して使う
資料やルールが同じか
を考えてみてください。
同じ情報を使うなら1つのプロジェクト
例えばコンサルタントなら
講座企画
講座案内
講座資料
など
同じ講座についての仕事なら
1つの講座プロジェクトに
まとめる方法があります。
情報や目的が大きく違うなら分ける
Webデザイナーなら
自分の集客
クライアントA
クライアントB
では
使う資料や
仕事の目的が違う場合があります。
その場合は
別々のプロジェクトへ
分ける方が整理しやすくなります。
細かく分けすぎるのではなく
「同じ情報を使って
同じ仕事を続けるか」
を基準に考えてみてください。
Google Driveとプロジェクトの役割を整理しよう
今回の前半と後半を
まとめると
それぞれの役割が
分かりやすくなります。
Google Drive
↓
仕事に使う資料を管理する
Googleドキュメント
↓
複数の仕事で使う
共通ルールをまとめる
プロジェクト
↓
その情報を使って
継続する仕事を進める
プロジェクト指示
↓
その仕事だけの条件を設定する
目的別チャット
↓
企画
文章制作
資料制作など
仕事ごとに会話を分ける
そして
PCとスマートフォンの
ChatGPTアプリから
続きを進めていきます。
【図解6をここに挿入】
まとめ
ChatGPTのプロジェクトは
チャットを整理するためだけの
機能ではありません。
Google Driveの資料や
Googleドキュメントにまとめた
自分の共通ルールを使いながら
同じ仕事を
継続して進めていく
自分専用のAI仕事部屋として
活用できます。
今回のポイントは
Google Driveで情報を管理し
Googleドキュメントで
共通ルールを整理し
プロジェクトで
実際の仕事を続ける
という流れです。
最初から
たくさんのプロジェクトを
作る必要はありません。
まずは
今後も続きをする仕事を
1つ選び
1．新しいプロジェクトを作る
2．Googleドキュメントを追加する
3．プロジェクト指示を設定する
4．チャットを1つ作る
5．実際の仕事を1つ相談する
ここまで試してみてください。
チャットで
その都度相談する使い方から
プロジェクトで
仕事を育てていく使い方へ。
まずは1つの
AI仕事部屋を作るところから
始めてみましょう。
GPTsは
特定の役割やルールを持つ
専門スタッフのような
使い方です。
一方プロジェクトは
チャット
資料
ルール
仕事の流れ
をまとめながら
継続する仕事を
進める場所です。
イメージとしては
GPTs
＝専門スタッフ
プロジェクト
＝仕事部屋
です。
プロジェクトを共有すると
AIそのものではなく
その仕事に必要な環境を
共有する
という使い方ができます。
ただし
GPTsとプロジェクトは
完全な置き換えではありません。
それぞれ目的が違うため
自分が何をしたいのかによって
使い分けていきましょう。
プロジェクトはどう分ければいい？
プロジェクトを使い始めると
今度は
「どこまで分ければいいの？」
と迷うことがあります。
そんなときは
共通して使う
資料やルールが同じか
を考えてみてください。
同じ情報を使うなら1つのプロジェクト
例えばコンサルタントなら
講座企画
講座案内
講座資料
など
同じ講座についての仕事なら
1つの講座プロジェクトに
まとめる方法があります。
情報や目的が大きく違うなら分ける
Webデザイナーなら
自分の集客
クライアントA
クライアントB
では
使う資料や
仕事の目的が違う場合があります。
その場合は
別々のプロジェクトへ
分ける方が整理しやすくなります。
細かく分けすぎるのではなく
「同じ情報を使って
同じ仕事を続けるか」
を基準に考えてみてください。
Google Driveとプロジェクトの役割を整理しよう
今回の前半と後半を
まとめると
それぞれの役割が
分かりやすくなります。
Google Drive
↓
仕事に使う資料を管理する
Googleドキュメント
↓
複数の仕事で使う
共通ルールをまとめる
プロジェクト
↓
その情報を使って
継続する仕事を進める
プロジェクト指示
↓
その仕事だけの条件を設定する
目的別チャット
↓
企画
文章制作
資料制作など
仕事ごとに会話を分ける
そして
PCとスマートフォンの
ChatGPTアプリから
続きを進めていきます。
【図解6をここに挿入】
まとめ
ChatGPTのプロジェクトは
チャットを整理するためだけの
機能ではありません。
Google Driveの資料や
Googleドキュメントにまとめた
自分の共通ルールを使いながら
同じ仕事を
継続して進めていく
自分専用のAI仕事部屋として
活用できます。
今回のポイントは
Google Driveで情報を管理し
Googleドキュメントで
共通ルールを整理し
プロジェクトで
実際の仕事を続ける
という流れです。
最初から
たくさんのプロジェクトを
作る必要はありません。
まずは
今後も続きをする仕事を
1つ選び
1．新しいプロジェクトを作る
2．Googleドキュメントを追加する
3．プロジェクト指示を設定する
4．チャットを1つ作る
5．実際の仕事を1つ相談する
ここまで試してみてください。
チャットで
その都度相談する使い方から
プロジェクトで
仕事を育てていく使い方へ。
まずは1つの
AI仕事部屋を作るところから
始めてみましょう。
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